1. 事業者の名称、住所、代表者名

株式会社東京建物アメニティサポート
〒103-0027 東京都中央区日本橋2-3-10 日本橋丸善東急ビル9階
代表取締役 社長執行役員　栄田 聡

2. 個人情報保護管理者

株式会社東京建物アメニティサポート　総務コンプライアンス部長

3. 利用目的について

（１）当社が取得する個人情報の利用目的は、以下のとおりです。

a.

当社事業 ※1に関する顧客動向分析及び商品開発等の調査分析

b.

当社事業 ※1に関する利害関係者の確定及び事業推進に伴う各種案内※2

c.

当社事業 ※1に関する営業活動※2

d.

当社事業 ※1に関する申込・契約等における本人確認及び信用調査

e.

当社事業 ※1に関する申込・契約等の履行に伴う各種案内※2

f.

当社事業 ※1に関する顧客満足度等のアンケート調査の案内※2

g.

当社の広報活動（会社情報の提供※2並びにイベント及びアンケート調査等の案内※２）

h.

当社への来訪者の確認及び来訪者への対応内容の記録

i.

お問合せへ回答するため

j.

電話の通話内容の正確な記録、内容の確認、及び電話対応の品質向上のための録音

k.

当社の業務への従業者（役員、従業員、派遣社員、出向者等）の採用活動（選考及び採用情報の提供※2）

l.

当社事業※1の推進及びa～kの利用目的の達成に必要な範囲内での個人情報の第三者への開示・提供。但し、個人情報の提供に際して、本ページ記載の利用目的とは異なる利用目的がご本人に通知又は明示された場合は、その利用目的が本ページ記載の利用目的に優先します。

※1.

当社事業とは、マンション管理事業、損害保険・生命保険代理業、駐車場・トランクルーム運営事業、住生活サービス事業、インテリア事業、リフォーム事業、マンション大規模修繕工事等工事事業・コンサルティング事業をいいます。

※2.

営業活動・各種案内・各種情報の提供は、訪問、はがき・ダイレクトメールの送付、電話、電子メールの送信等の方法で行います。

（２）当社が委託を受けて、お預かりしている個人情報の利用目的は、以下のとおりです。

a.

管理組合から委託された個人情報は、管理委託契約に基づく業務を行うため利用します。

b.

保険会社から委託された個人情報は、保険代理店業務を行うため利用します。

※

上記の個人情報は開示対象個人情報ではございません。

（３）東京建物から取得し共同利用する個人情報の利用目的は、以下のとおりです。

【当社事業における利用目的】

a.

上記（１）a～l記載の利用目的

【東京建物グループ事業における利用目的】

a.

顧客動向分析および商品開発等の調査分析

b.

事業推進上必要な利害関係者の確定および事業推進に伴う各種案内

c.

事業推進上の申込・契約等における本人確認および信用調査

d.

営業促進活動、申込・契約等の履行に伴う各種案内、顧客満足度等のアンケート調査の案内等

4. 第三者への提供について

当社は以下の場合を除いてお客様の情報を第三者へ提供することは致しません。
当社が保有する個人情報を第三者に提供する必要が生じた場合は別途必要な措置を講じ、ご本人の同意を得ずに個人情報の第三者への提供はいたしません。

（１）あらかじめご本人の同意を得ている場合

（２）法令上、ご本人の同意なく第三者提供が可能な場合

5. 東京建物グループ会社との共同利用について

当社は、取得した個人情報を東京建物グループ会社と共同利用することがあります。個人情報の共同利用に関する開示事項は以下のとおりです。

【共同利用する個人情報の項目】

氏名、住所、連絡先（電話番号・メールアドレス等）、年齢・性別・生年月日、所属団体・部署・役職、年収、家族構成、不動産情報等

【共同して利用する者の範囲】

東京建物グループ会社（東京建物株式会社ならびに同社の有価証券報告書に記載されている子会社および連結対象会社）

秘）別紙　共同して利用する者の範囲

【共同して利用する者の利用目的】

上記３．（３）記載の利用目的と同様

【共同して利用する個人情報の管理責任者の名称及び住所並びに代表者の氏名】

株式会社東京建物アメニティサポート
〒103-0027 東京都中央区日本橋2-3-10 日本橋丸善東急ビル9階
代表取締役 社長執行役員　栄田 聡

【取得方法】

手渡し、郵送、電話、メール

6. 個人情報の委託について

当社は、お客様の情報を配送、管理員業務、工事業務等のために外部に委託することがあります。
外部委託先につきましては、弊社の定める基準に適合する事業者を選定し、秘密保持、安全管理等についての契約を締結して、適切な監督を行います。

7. 個人情報の提供の任意性について

個人情報のご提供は任意です。ただし、必要な情報をご提供いただけない場合、当社の業務が適切に遂行出来ない場合がございます。あらかじめご了承ください。

8. 保有個人データ又は第三者提供記録に関して

当社は、保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、「開示等」と言います）の請求等については、以下の苦情・相談窓口にて、ご案内及び対応いたします。第三者提供記録の開示請求等についてもこれに従い、ご案内及び対応いたします。

9. 安全管理措置

当社が実施する個人情報の安全管理措置の主な内容は以下のとおりです。なお、当該安全管理のために講じた措置には、当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、当社が保有個人データとして取り扱うことを予定しているものの漏えい等を防止するために講じた措置も含まれます。

（１）基本方針の策定

個人情報の適正な取扱いを確保するため、「個人情報保護方針」を策定しています。

（２）個人情報の取扱いに係る規律の整備

「個人情報保護基本規程」等を策定し、個人データの取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について規定する等、個人情報の取扱いに係る規律を整備しています。

（３）組織的安全管理措置

個人情報の取扱いに関する責任者である「個人情報保護管理者」を設置すると共に、個人情報を取扱う従業者の責任と取扱い範囲を明確化し、法や社内規程に違反している事実又は兆候を把握した場合における責任者への報告体制を整備しています。
個人情報の取扱い状況については、定期的に点検すると共に、監査を実施しています。

（４）人的安全管理措置

従業者には定期的に、個人情報の取扱いの留意事項に関する教育を実施しています。
個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載すると共に、誓約書を締結しています。

（５）物理的安全管理措置

個人情報を取扱う区域において、従業者の入退室管理及び、持込む機器等を制限し、無権限者による個人データの閲覧を防止しています。
個人情報を取扱う機器、書類当の盗難又は紛失等を防止するために、移動中を含め、容易に個人情報が判明しない措置を講じています。また、個人情報の廃棄・削除時には、復元不可能な手段を採用しています。

（６）技術的安全管理措置

セキュリティ機器の導入等のアクセス制御により、個人情報を取扱う機器への不正アクセスや不正ソフトウェアから保護しています。

（７）外的環境の把握

当社では現在、個人データを外国において取扱うことが無いことを確認しています。

10. 認定個人情報保護団体について

当社は、認定個人情報保護団体である「一般財団法人日本情報経済社会推進協会」の対象事業者です。
当社では「苦情・相談窓口」を設置し、ご相談や苦情等をお受けしておりますが、下記団体の「認定個人情報保護団体事務局」にご連絡いただくことも可能です。